Niszczenie dokumentów - normy, które muszą zostać spełnione

​Utylizacja akt dotyczy dokumentacji, które nie są nam już potrzebne. To jednak nie znaczy, że można ten proces potraktować po macoszemu. W takiej dokumentacji kryje się wiele danych, które w żadnym wypadku nie mogą wyciec. Dziś skupiamy się na zgodnej z normami utylizacji akt.

Niszczenie dokumentów - co z wyborem technologii?

Czy utylizacja dokumentacji oznacza konieczność wyboru jakiejś szczególnej technologii? Przepisy nie nakładają na nas takiego obowiązku. Musimy natomiast zwrócić uwagę na takie sprawy, jak bezpieczeństwo. Wybrany sposób niszczenia musi bowiem gwarantować ochronę danych, zawartych w aktach. Jeśli dojdzie do wycieku, będziemy musieli mierzyć się z konsekwencjami takich zaniedbań. Można zaliczyć do nich m.in. wysokie kary za złamanie RODO. To dlatego mamy swobodę wyboru między takimi opcjami jak samodzielnie niszczenie dokumentów, czy utylizacja dokumentów z profesjonalistami.

Co zrobić, żeby niszczenie dokumentów przebiegło w odpowiedni sposób?

Całkowitą podstawą jest upewnienie się, czy akta rzeczywiście należy zniszczyć. To dlatego tak często spotkamy się z usługodawcami, proponującymi nie tylko niszczenie dokumentów, ale też ich archiwizację. Przejdźmy jednak do praktycznej strony tego procesu. Do naszych obowiązków należy:

• - wydzielenie odpowiedniej przestrzeni

Niszczenie akt to konieczność wyjęcia ich z segregatorów, teczek, koszulek. Niezależnie do tego, czy przedsięwzięcie odbywa się w naszej siedzibie, czy przeprowadzają go specjaliści, w pobliżu nie mogą znajdować się osoby postronne.

• - zadbanie o to, co dzieje się z produktem niszczenia

Nasza odpowiedzialność nie kończy się w momencie, w którym przepuszczamy kartkę przez niszczarkę. Wiele zależy od tego, co zrobimy z powstałymi w ten sposób ścinkami. Nadal bowiem obowiązuje nas RODO. Zgodnie z przepisami nie możemy doprowadzić do ujawnienia danych osobowych. Łatwo jest więc się domyślić, że samodzielna utylizacja dokumentów nie daje nam stuprocentowej pewności. A jak sytuacja przedstawia się, gdy sprawę powierzamy zewnętrznemu podmiotowi?

Jak profesjonaliści dbają o przestrzeganie obowiązujących norm?

Eksperci, tacy jak np. firma Rhenus, podejmują konkretne, przemyślane kroki, by zapewnić swoim klientom bezpieczne niszczenie dokumentów. Rzetelni usługodawcy przeprowadzają proces w strzeżonym obiekcie. W takich przestrzeniach znajdują się jedynie wykwalifikowane osoby, których obecność jest niezbędna do tego, by przeprowadzić niszczenie dokumentacji. Podczas poszukiwań odpowiedniego usługodawcy dobrze będzie zwrócić uwagę na to, jakich norm przestrzega, realizując zadania zlecone przez klienta. Wykwalifikowani eksperci oferują niszczenie według normy DIN 66399 do 3 stopnia utajnienia. Oprócz tego mogą pochwalić się wszystkimi niezbędnymi zezwoleniami, licencjami oraz spełniają standardy ISO 27001 i ISO 9001.

Artykuł partnera