Jak ludzie cię osądzają w oparciu o e-maile, które piszesz

Zapomnij o kręceniu się artykułami i spisami katalogów.  Jeśli chcesz skutecznie sprzedawać swój biznes online, musisz stać się ekspertem w nawiązywaniu kontaktów z innymi w swojej niszy.

Ale jest pewien problem: skrzynki odbiorcze zmieniły się w potwory poza kontrolą. Ludzie coraz częściej wpadają w zasadzkę z niechcianymi wiadomościami, a w obliczu niechcianych wiadomości coraz mniej się boją, że trafią na klawisz kasowania.  Często masz tylko kilka sekund, aby zrobić dobre wrażenie.

Więc jak możesz wznieść się ponad ten gwar?  Odbiorca twojego maila zada (być może podświadomie) trzy pytania o tobie, gdy zdecyduje się na odpowiedź.  

Przyznam, że te pytania są trochę osądne.  To nie znaczy, że ktoś, kogo maile nie nadają się do tabaki, zasługuje na to, by unikać ich elektronicznie.  To po prostu oznacza, że musisz być świadomy, jak twoje e-maile brzmią dla odbiorców, którzy są zmuszeni do szybkich osądów, aby nadać priorytet swoim przepełnionym skrzynkom odbiorczym.

Więc jeśli chcesz zwiększyć swoje szanse na uzyskanie odpowiedzi od zupełnie obcego człowieka, upewnij się, że zdałeś te trzy testy:

Pytanie nr 1 - Czy potrafisz dobrze pisać?
Może to zabrzmieć ostro, ale większość ludzi nie pisze zbyt dobrze.  Więc kiedy na moją skrzynkę przychodzi dobrze skomponowany e-mail, natychmiast zwracam uwagę.  Dlaczego?  Ponieważ zakładam, że ktoś, kto umie dobrze pisać, jest również mądry, ambitny i wart zainwestowania czasu w nawiązanie kontaktu.

Nie przychodzi mi na myśl nic bardziej zastraszającego niż próba napisania postu na blogu o tym, jak dobrze pisać.  Temat ten zasługuje na swoją własną książkę, a nawet bibliotekę.  Ale oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać:

Prawidłowe podstawy
To oczywiste, ale interpunkcja, gramatyka, ortografia - to wszystko jest naprawdę ważne.  Poruszaj się w temacie prawidłowego użycia tych/tych, tych/tych, tych/tych, twoich/tych i wszystkich tych powszechnie nadużywanych słów.  Zdaję sobie sprawę, że brzmię jak zbyt pedantyczny, ośmiostopniowy nauczyciel angielskiego, ale większość ludzi, z którymi próbujesz się połączyć, aby pomóc rozwijać swój biznes, zauważy tego typu rzeczy - dobre lub złe.

Bądź analitykiem w zakresie weryfikacji
Masz tylko jedną szansę na zrobienie pierwszego wrażenia, więc nie spieprz tego.  Sprawdzaj swoje e-maile, jeśli po raz pierwszy nawiązujesz ważny kontakt.

Jeśli jesteś kimś takim jak ja, przeczytasz ponownie niektóre swoje szkice i znajdziesz poważne błędy ortograficzne, nadużywane słowa i niespójne myśli w tym, co uważałeś za dobrze napisany pierwszy szkic.  Poświęć więc czas na podwójne, a nawet potrójne sprawdzenie swojej pracy. (Pro wskazówka: Pomaga to odczytać twoją wiadomość na głos. Szybko usłyszysz te niezręczne części).

Jeśli masz tendencję do czytania wysyłanych e-maili w poszukiwaniu literówek - a ja wiem, że inni też to robią! - jesteś na właściwej drodze.

O dziwo, "lol" nie przekłada się dokładnie na "śmiech na głos".  W e-mailu mówi się "proszę, potraktuj mój e-mail o wiele mniej poważnie". Włączenie pół tuzina emotikonów do twojego maila ma ten sam efekt.

Pomyśl o Tonie
Ton może być trudny do wyrażenia za pomocą poczty elektronicznej, biorąc pod uwagę, że nie ma interakcji twarzą w twarz.  Chcesz być przyjazny i optymistyczny, nie będąc przy tym zbytnio wyrozumiały lub nienaturalnie wybujały.

Możesz używać wykrzykników, ale rób to konserwatywnie i tylko po zdaniach, które na nie zasługują. Jeśli musisz użyć emotikonowej buźki (co czasem może być sposobem na rozjaśnienie innego poważnego zdania), upewnij się, że ograniczysz ją do jednego na maila.

Jeśli nie użyjesz wielkiej litery, kiedy powinieneś, gwarantuję, że rzadko będziesz otrzymywał odpowiedzi. nie skapitalizowanie początku zdania sprawia, że po prostu wyglądasz na leniwego. Nie rób tego.  Obejmij ten klucz zmiany.

Wybierz profesjonalny adres e-mail
Jeśli nadal kołyszesz swoim adresem e-mail @juno.com z lat 90-tych, czas na aktualizację.  Za każdym razem, gdy widzę adres e-mail dla jednej z tych datowanych domen, od razu myślę, że osoba, której odpowiadam, nie jest zbyt bystra technicznie.  Być może nie jest to sprawiedliwy osąd, ale biorąc pod uwagę, że mam około 30 sekund na wykonanie połączenia, jest to założenie, na którym ja (i inni) rozliczam się.

Powinieneś mieć adres e-mail z @gmail.com, @outlook.com, @yahoo.com lub z domeny biznesowej.  I upewnij się, że jest on czysty z odmianą Twojego imienia i/lub nazwiska.  Gdybym używał mojego starego, licealnego adresu e-mail do kontaktów zewnętrznych - bikeboy444@hotmail.com - wątpię, że otrzymam wiele odpowiedzi.

Kilka innych wskazówek, które należy zastosować
Trzymajcie go krótko!  Jeśli to więcej niż 10 zdań, napisałeś za dużo.  Sześć do siedmiu jest idealna.
Nie bądź zbyt osobisty.  Niesienie swojej duszy do mnie w pierwszym mailu jest niezręczne i niestosowne.
Jeśli kolor twojego tekstu to coś innego niż czarny, zmień go z powrotem.
Trzymaj się standardowej, profesjonalnej czcionki (tj. bez loczków).
Znowu zdaję sobie sprawę, że jest prawie niemożliwe, aby pokryć podstawy dobrego pisania kilkoma punktami. To jest naprawdę życiowa pogoń.  I wiele z tego jest tak samo związanych z formatowaniem, jak z faktycznym pisaniem.  Ale te wytyczne w znacznym stopniu przyczynią się do tego, że wasze e-maile będą się liczyć.

Powinieneś być w stanie znaleźć mnóstwo informacji o unowocześnianiu swojej gry pisarskiej, w tym ten świetny utwór z Forbesa.  (A jeśli wszystko inne zawiedzie, zawsze możesz poślubić pisarza/redaktora. To właśnie zrobiłem!)

Teraz, gdy przekonałem cię, że jestem naprawdę pokręconym, 80-letnim angielskim kurmudgeonem, przejdźmy do drugiego pytania, które zadają twoi odbiorcy.

Pytanie nr 2 - Czego chcesz?
Jeśli piszesz maila outreach, prawie na pewno chcesz czegoś konkretnego od odbiorcy.  Problem polega na tym, że to, o co prosisz, jest niezwykle cenne - czas, uwaga lub publiczność tej osoby - i nie zna cię.  Dlaczego mieliby wydawać swoje ograniczone środki na pomoc Tobie, zupełnie obcemu człowiekowi?

Dlatego najlepszym podejściem jest nie prosić o nic.  Zamiast tego należy dążyć do tego, aby po prostu rozpocząć rozmowę.  Jeśli jesteś osobą wysokiej jakości, oferującą coś wartościowego, możliwość wspólnej pracy naturalnie pojawi się w kolejnych mailach.  I to sprawia, że jest o wiele bardziej prawdopodobne, że ktoś na ciebie odpowie, jeśli nie zapytasz o nic z góry.

Nigdy nie rozmawiałam z Gregiem Ciotti z HelpScout i SparringMind, kiedy otrzymałam jego pierwszą wiadomość e-mail:

Hej Andrew,

Greg z Help Scout (i Sparring Mind) tutaj. Jestem jednym z niewielu współtwórców bloga Shopify razem z Tobą, i kopałem to, co ostatnio gadałeś!

To tylko jeden z tych e-maili, w których docieram do kogoś, kto robi prawdziwe rzeczy, heh. ????.

Ale poważnie, kontynuujcie wielką pracę, mój człowieku, czekając na to, co wymyślicie w 2013 roku, a jeśli kiedykolwiek będziecie chcieli współpracować, dajcie mi znać.

-Greg

Zgaduję, że celem Grega w dotarciu do celu było w końcu uzyskanie dodatkowej ekspozycji HelpScout poprzez markę eCommerceFuel.  A mimo to, nie ma żadnego trudnego tematu.

Zamiast tego Greg nawiązuje kontakt, pochwala moją pracę, próbuje się ze mną szczerze połączyć i proponuje możliwość otwartej współpracy, która nie wymaga natychmiastowego zaangażowania.

A czy zauważyłeś, że był tylko jeden wykrzyknik i jedna buźka do uśmiechu?  Tone nirvana.

Niczym biegły myśliwy śledzący swoją ofiarę, Greg doskonale wykonał zimne podejście.  Od tego czasu poleciłem HelpScout.net (niesamowite oprogramowanie help desk) dziesiątkom ludzi i miałem Grega na podcaście eCommerceFuel, aby porozmawiać o obsłudze klienta.  Powiedziałbym więc, że jego e-mail zrobił tę sztuczkę.

Kolejny świetny przykład z tego tygodnia przez Jeffa z SoloStove.com:

Cześć Andrew!

Chciałem ci tylko podziękować za twój podcast co tydzień. Cały czas słucham. Masz wspaniałych gości i dobre rozmowy. Właściwie prowadzę własny sklep internetowy, który do tej pory był świetną przejażdżką. Nie jestem ekspertem, ale mam pewne doświadczenie w świecie ecommerce.

Chętnie bym ci pomógł, gdybyś kiedykolwiek miał jakieś pytania. Trzymajcie się dobrej roboty!

Jeff

Jeff nie prosił o nic; po prostu pisał, aby dać mi znać, jak bardzo podobał mu się podcast, a nawet zaoferował, że użyczy swojego doświadczenia, aby pomóc.

Kiedy oglądałem jego stronę, SoloStove.com, zostałem zdmuchnięty przez imponujący produkt i pięknie wykonany projekt.  Zaczęliśmy dyskusję, i mam nadzieję, że w nadchodzącym odcinku będę miał go na podcaście. (Chociaż on nawet jeszcze o tym nie wie. Jeff, będę w kontakcie!)

Zauważyłeś ten ton?  Wykrzyknik w nagłówku i jeden w ciele.  Przyjacielski, ale nie na górze.  Może ci się wydawać, że jestem ponad szczytem, ale te małe rzeczy mogą mieć duży wpływ na to, jak odbierany jest e-mail.

Skoncentruj się na budowaniu relacji, a zwykle zobaczysz długofalowe korzyści, jeśli robisz coś wartościowego, co może naprawdę pomóc drugiej osobie.

Jeśli musisz o coś zapytać...
Jeśli musisz o coś zapytać w swoim początkowym mailu, upewnij się, że zrobisz trzy rzeczy:

Pokaż, że spędziłeś czas na ich stronie
Zaoferować coś, co byłoby dla nich cenne i
Blisko z autorytetem budowniczym
 

To jest zły sposób na rozpoczęcie maila:

Mike,

Chciałbym napisać gościnny post na waszym blogu o zestawach do gry w skorpiona.  Sprzedajemy dziesiątki klatek skorpionów w naszym sklepie, a ja wiem o nich wiele.  Jedyne co musisz zrobić, to dać nam link do naszej strony, a my chętnie napiszemy go dla Ciebie.

Dzięki, Andrew.

Jedyne, co ten e-mail ma na celu, to zwięzłość.  Zawodzi tylko we wszystkich innych aspektach. Gdzie jest budynek relacji?  Oferta, która jest interesująca dla potrzeb właściciela strony?  A dlaczego mieliby ci zaufać? (er, ja)  Oto lepszy przykład:

Mike,

Po pierwsze, bardzo podoba mi się twoja strona o oswajaniu skorpionów - naprawdę dobra robota.  Zwłaszcza jak film, który miałeś na temat uczenia ich wykonywania backflipsów.  Nawet nie wiedziałam, że to możliwe!

Pisanie, bo zauważyłem, że nie masz żadnych postów ani artykułów o klatkach skorpionów.  Jeśli jest to coś, co twoi czytelnicy uznaliby za wartościowe, byłbym bardzo szczęśliwy mogąc napisać unikalny, wysokiej jakości post dla twojej strony.  Nie ma żadnych zobowiązań z twojej strony - jeśli nie uważasz, że jest to coś z najwyższej półki, nie ma obowiązku jej używać.

Sprzedaję klatki skorpionów online na AndrewsScorpionShack.com przez ostatnie cztery lata, więc naprawdę znamy tę branżę.  Jeśli chcesz zobaczyć niektóre z zasobów, które zebraliśmy, możesz to zrobić tutaj.

Jeśli to nie jest dobre dla gości, nie ma problemu.  Doceniamy rozwagę i miłe połączenie!

- Andrew

Niezła różnica, co?  Smycz, który pokazuje, że spędziłem trochę czasu na jego stronie i nie spamuję go za pomocą szablonu wypełniającego nazwę.  Oferta dla treści, która stawia odwiedzających w centrum propozycji wartości i daje mu "out", jeśli treść jest niskiej jakości. I wreszcie, na koniec bit budujący autorytet na końcu, wymieniający moje referencje i pokazujący niektóre z najlepszych dzieł, które już stworzyłem.

Jak już wcześniej powiedziałem, najlepszy rodzaj e-maila kontaktowego po prostu rozpoczyna dyskusję. Ale jeśli masz zamiar rozbić się zaraz za bramami, upewnij się, że twój e-mail skupia się na ich potrzebach, a nie na twoich.

Pytanie 3 - Co pan zrobił?
Jeśli prosisz o coś istotnego od odbiorcy, to jest to koszt (lub ryzyko) związane z tym, że zgodzi się on na to.  To, czy się na to zgodzą, czy nie, zależy od tego, jak dobrze się zaprezentujesz (jak piszesz), Twoja oferta (o co prosisz) i Twoje osiągnięcia online.

Największym wskaźnikiem przyszłych zachowań są wyniki z przeszłości, prawda?  Tak więc przy ocenie wniosków - zwłaszcza tych większych - ludzie często będą się o ciebie spierać.

Poznaj Rapportive.

Rapportive to szalenie przydatna wtyczka do poczty Gmail, która automatycznie pobiera dane o każdym, kto wyśle Ci e-maila z takich stron jak LinkedIn i Facebook.  Na pierwszy rzut oka widać, jak wyglądają, skąd pochodzą, z jakich stron internetowych są powiązane i wszystkich powiązanych z nimi kont w mediach społecznościowych.

Poniżej znajduje się raport z profilu Rapportive dla Erika Bandholza z BeardBrand.com, który miałem ostatnio na podcaście.  Jak widać, profil Rapportive zawiera zdjęcie z jego wspaniałą brodą, jego rodzinne miasto Spokane, WA, nazwę jego firmy i linki do jego stron LinkedIn i Twitter.

EricRapportive
Używam Rapportive jako przykładu, ponieważ konsoliduje on wiele zasobów biograficznych w jednym miejscu, ale poniższe wskazówki odnoszą się w równym stopniu do prostego wyszukiwania w Google, które ktoś mógłby zrobić na tobie.  Oto kilka rzeczy, które powinieneś rozważyć na temat swojej historii online w Rapportive lub gdzie indziej:

Zdjęcie
Jest coś pocieszającego w tym, że prawdziwe zdjęcie danej osoby pojawia się w pudełku Rapportive i/lub na profilu w mediach społecznościowych.  I odwrotnie, wydaje się to trochę dziwne, gdy pojawia się znak zapytania, gdzie powinno być zdjęcie głowy, gdy nie ma dostępnego zdjęcia.  Jeśli to możliwe, upewnij się, że Twój kubek jest wyświetlany poprzez aktualizację Twojego LinkedIn, Facebook lub Gravitar headshot.

Strony internetowe i blogi
Upewnij się, że wszystkie strony, które chcesz, aby inni widzieli, są wymienione w Twoim profilu LinkedIn, tak aby były dostępne na kanale Rapportive, zwłaszcza jeśli nie można ich wywnioskować z Twojego adresu e-mail lub podpisu.  Nie musisz mieć siedmiocyfrowego sklepu e-commerce, ale posiadanie wpisu na blogu z kilkoma dobrze napisanymi postami - lub nawet ładnie zrobionej strony About.me profilu - idzie długą drogę.

LinkedIn
Ze wszystkich kont w mediach społecznościowych, z których korzystam, aby poczuć się kimś profesjonalnie, to jest największe.  Niekoniecznie obchodzi mnie, ile masz powiązań.  Ale czy masz profil z ujęciem głowy i szczegółami, które dają mi jakieś poczucie twojego pochodzenia zawodowego?  Jeśli nie przeszkadza ci dodanie zdjęcia i jakiejś istotnej pracy i/lub historii szkoły, to zawsze podnosi ona flagę.

Twitter
Wiele osób nie korzysta z Twittera, a jeszcze 18 miesięcy temu nie widziałam sensu.  Więc to nic wielkiego, jeśli ktoś nie ma tu konta.  Ale jeśli tak, to zawsze patrzę na liczbę osób, które podążają za nimi w stosunku do liczby osób, które podążają.